Snabba svar på mail minskar vår effektivitet

Toksnabba svar på mail minskar vår effektivitet

  • Onsdag 4 april 2018

Visst kan det kännas härligt att hantera många bollar snabbt! Att svara på mail samtidigt som man tittar på en instruktionsvideo kan få vem som helst att känna sig snabb och effektiv. Att ta ett kort telefonsamtal medan man sitter i ett möte kan kännas skönt, då blir man av med samtalet direkt istället för att behöva ringa tillbaka senare. Men hur effektivt är det egentligen?

Boka mig till ert nästa frukostmöte eller konferens!

Jag pratar om hur vi förebygger stress och utbrändhet. Jag vill vara på plats innan någon kör in i väggen!

Läs mer >

Det är en kick att snabbt beta av mail

Känslan av att snabbt bocka av uppgifter som kommer till oss ger oss dopaminkickar och får oss att må bra. Känslan att hantera många frågeställningar och snabba puckar på kort tid kan ge en skön kick och en behaglig känsla. Vi får en massa saker gjorda, alltså känns det som att vi effektiva.

Det finns tydliga fördelar med att snabbt beta av mail, frågor från kollegor och uppgifter som vi blir tilldelade:

  • Vi ser till att vår att göra-lista inte blir för lång, vi känner en sorts kontroll över läget
  • Vi får en positiv kick varje gång vi betar av en uppgift vilket piggar upp
  • Troligtvis blir vi populära på jobbet eftersom vi får så mycket gjort (vilket visserligen brukar leda till att vi får ännu mer att göra)

Det finns även nackdelar med att snabbt hantera många puckar:

  • Vi riskerar att agera på det som är mest bråttom istället för på det som är viktigast just nu
  • Vi riskerar att ge våra kollegor en snabb lösning istället för att coacha dem till att hitta en lösning själv, vilket skulle bidra till att de inte behöver fråga oss lika mycket framöver.
  • Vi riskerar att ta alldeles för snabba beslut vilket gör att samma frågeställning kan komma tillbaka en eller flera gånger

Jaga effektivitet istället för kickar

Fördelarna som listas ovan handlar alltså om att vi får en bra känsla när vi snabbt betar av många uppgifter. Nackdelarna handlar om att vi jobbar med fel saker och skapar extrajobb för oss själva.

Prova att vända på steken. Låt säga att vi tillåter varje uppgift att ta lite tid istället. Varje gång vi sätter oss med en uppgift, ett mail eller en fråga som kommer från en kollega så gör vi det lite mer ordentligt. Vi funderar på om uppgiften verkligen är prioriterad just nu eller om den borde vänta till förmån för viktigare saker. Vi lär vår kollega hur den själv kan hitta svaret på sina frågor. Vi tänker igenom beslut ordentligt när vi ställs inför dem så att frågeställningen inte behöver studsa tillbaka vid ett senare tillfälle. Vi genomför uppgifter på ett grundligt sätt så att vi inte behöver korrigera brister i efterhand.

Om vi använder oss av den här lite lugnare approachen så blir det genast lite tråkigare. Vi får inte de där snabba dopaminkickarna. Vi blir kanske inte lika populära på jobbet som när vi betade av alla uppgifter i ett rasande tempo. Inledningsvis kanske vi även får en växande att göra-lista. Fördelarna däremot är att vi slipper få uppgifter som studsar tillbaka på oss flera gånger. Vi slipper i förlängningen få lika många frågor från våra kollegor eftersom vi har delat med oss av våra kunskaper. Vi slipper bli kontorets ”goto guy” som alla går till när de vill ha ett snabbt svar på en enkel fråga. Framförallt får vi framfart i de viktiga frågorna istället för de akuta frågorna. Nu börjar vi bli effektiva på riktigt. Dessutom minskar belastningen och stressen.

 

Om du känner att du är i en situation där du måste bocka av många bollar i ett rasande tempo för att hålla näsan ovanför vattenytan, våga prova att vända på steken. Prova att börja prioritera och göra klart dina uppgifter lite mer grundligt och ordentligt. Våga vara lite långsammare så att dina kollegor inte vänder sig direkt till dig vid minsta problem. Se till att du har din överordnade med dig på detta tåg för att hitta en mer balanserad situation på arbetet.

1 kommentar

Du kan kommentera detta inlägg.


  • Jens Eliasson 5 april 2018 kl. 16:05 Svara

    Mycket intressant!


Kommentera