Små rutinuppgifter är enkla och skapar väl ingen större stress. Eller? Kan det vara så att de ökar belastningen oändligt mycket?
Oändlighet
”Det är ingen fara, det är en så’n liten grej. Jag kan göra det varje vecka”. Visst är det lätt hänt att vi säger ja till små uppgifter som ska göras varje vecka. De är ju så små och de tar ju inte så lång tid. Även om du klumpar ihop alla småuppgifter som du behöver göra väldigt sällan så blir den totala mängden tid väldigt liten, så det är väl ingen fara. Eller?
Den som har läst matematik har lärt sig begreppet oändlighet. Om du har fem uppgifter och får en till, då har din arbetsbörda ökat med 20 %. Om du har en uppgift och får ytterligare en till, då har arbetsbördan ökat med 100 %. Om du däremot har noll uppgifter och säger ja till en enda uppgift, då har arbetsbördan ökat oändligt mycket. Det räcker med att du tackar ja till bråkdelen av en liten minimal uppgift så är skillnaden oändlig.
Min minskning
När jag genomför mina öppna föreläsningar om stress så brukar jag skicka ut ett påminnelsemail inför varje föreläsning ett par dagar före. För ett par år sedan så behövde jag göra detta manuellt. Det är ingen stor sak, det tar kanske fem minuter. Med en eller två öppna föreläsningar per vecka så blev det fem till tio minuters arbete per vecka. Inget att oroa sig för, eller hur?
Numera har jag ett modernare biljettsystem som ordnar detta automatiskt. Inför varje föreläsning så kommer det, utan att jag rör ett enda finger, ett automatiskt mail till alla deltagare som påminner om tid och plats. Tio minuters arbete blev noll minuter. Det kan låta som en minimal besparing av min arbetsbörda, men just att det blev noll gjorde en oändlig skillnad.
Jag behöver inte längre ha i bakhuvudet, eller på att göra-listan, att jag ska skicka det där mailet. Om kalendern råkar vara full under veckan så behöver jag inte hitta en lucka och planera in det där lilla arbetet. Framförallt behöver jag inte gå runt och gräma mig om jag glömt, varit sjuk eller helt enkelt inte hunnit skicka det. Arbetsbördan minskade med tio minuter men den mentala bördan minskade otroligt mycket mer.
Tacka inte ja för fort
Stress handlar om en obalans mellan belastning och resurser. Om du är i ett läge där din belastning överstiger dina resurser, exempelvis att du har för mycket att göra och för lite tid över, så behöver du minska din belastning. Ett av många trick är just att sikta på siffran noll. Nästa gång du är på väg att ta på dig en liten minimal uppgift som ska göras med regelbundna intervall, tacka inte ja för fort. Var medveten om att den där minimala uppgiften ger en större börda än du tror. Du riskerar att öka din börda med oändligheten.
Vilka regelbundna små, minimala och till synes enkla uppgifter har du i ditt liv? Om du ska försöka minska ner dessa till noll i antal, vad är då ditt första steg?