För att minska vår stress behöver vi våga säga nej till uppgifter. Vi vill ju inte svika våra kollegor eller känna oss som tråkmånsar, därför säger vi ändå ja trots att vi inte vill eller kan. En annan anledning till att vi säger ja kan handla om att vi faktiskt inte har kontroll över vår verkliga arbetsbelastning.
Det är svårt att säga nej
Ibland hamnar vi i sitsen att vi måste jobba som galningar för att hinna med alla saker som ligger på vårt bord. Många sitter även i sitsen att varje dag är en kamp för att hålla näsan ovanför vattenytan. En enkel väg mot utbrändhet är just att känna att det är fullständigt normalt med en överfylld att göra-lista som aldrig tar slut.
För att uppnå en balanserad arbetsbelastning så behöver vi börja säga nej till saker. Det är svårt att säga nej. Det finns en risk att vi framstår som tråkmånsar eller känner att vi sviker den som frågar. Det kan också vara svårt att säga nej om vi faktiskt känner att vi har lite tid över nästa vecka. Vi kan ha en överfylld att göra-lista vecka denna vecka men nästa känns lite lugnare. Därmed kan vi tacka ja till lite fler uppgifter under nästa vecka. Det här är ett perfekt recept för att nästa vecka också ska bli sådär överfull så att vi får fortsätta kämpa med att hålla näsan ovanför vattenytan.
Inventera huvudet till en bestående att göra-lista
Ett enkelt sätt att få ordning på detta är att inventera vårt liv. Den rutinen börjar med att vi först etablerar en att göra-lista som ska vara bestående från dag till dag. Många gillar att skriva en ny lista varje dag. Här gäller det istället att etablera en att göra-lista som följer med oss från dag till dag. Använd ett papper, ett dokument på datorn eller en app. Formatet är inte centralt, det viktiga är att vi känner att listan aldrig kommer att försvinna. När vi skriver ner någonting där så ska vi vara säkra på att vi kan släppa det från tankarna.
Nästa steg är att sätta sig ner och skriva ner allting som vi kan komma på att vi har att göra. Uppgifter på jobbet, uppgifter hemma, åtaganden i föreningen, idéer som dyker upp på bussen och så vidare. Allting som dyker upp i huvudet ska ner på listan, det kan krävas flera omgångar under en hel vecka innan huvudet är barskrapat på uppgifter.
Inventera även omgivningen
Därefter är det dags att titta på sin omgivning. Låt säga att vi arbetar vid ett skrivbord. Kanske ligger där en kamera som vi har lovat att lämna tillbaka till Janne på måndag och den ligger på bordet för att påminna oss om detta. Skriv upp på att göra-listan att kameran ska lämnas tillbaka till Janne och lägg sedan kameran i ett skåp. Kanske har vi en post-it-lapp på skärmen som ska påminna oss om att ringa Karin. Skriv ner detta på att göra-listan och kasta lappen. Fortsätt med hela arbetsplatsen och fortsätt sedan med alla åtaganden hemma såsom i hallen, köket, vardagsrummet, sovrummet, badrummet och så vidare. Glöm inte bilen, båten, fritidshuset och föreningslokalen. Allt ska ner på listan. Allt!
Nu har vi äntligen en riktig att göra-lista, en som faktiskt visar vad vi har för åtaganden i vårt liv. Först nu kan vi använda den för att prioritera vad som är viktigast bland alla våra åtaganden. Låt mig gissa att det blir en enormt lång lista. Tillåt mig även citera en av åhörarna på en av mina föreläsningar: ”det finns inte så mycket papper i hela världen för att rymma hela min att göra-lista!”.
Rädslan för att inse sin arbetsbelastning
Många vill inte göra denna övning. Metoden känns jobbig och förmodligen skulle vi bara bli ännu mer stressade om vi fick en så lång att göra-lista i våra liv. Vi har ju redan en alldeles för lång lista och för många puckar på vårt bord. Om du tänker på det här sättet, då skulle jag vilja utmana dig med följande fråga: är du helt enkelt rädd för att visualisera allt du har att göra i ditt liv? Kan det vara så att du innerst inne känner en rädsla för att inse hur mycket du har tackat ja till och att du hanterar denna rädsla genom att blunda för sanningen?
Om du skriver ner allting på en jättelång lista och inser hur mycket du har att göra i ditt liv så är sannolikheten stor att du inte längre tackar ja till de där nya uppgifterna nästa vecka. Du inser kanske att du inte har en enda lucka de kommande tre månaderna. Förhoppningsvis inser du också att det är dags att börja göra sig av med åtaganden. Det är helt enkelt dags att säga nej till saker som ligger på ditt bord med gott samvete. Det är även dags att säga nej till nya inkommande saker tills du på riktigt är ikapp med allt du har på ditt bord. Det är först när du erkänner din egen arbetsbelastning som du kan göra någonting åt den på riktigt.
Känner du att du ständigt har för mycket på ditt bord och är dålig på att tacka nej? Prova att visualisera allt du har att göra i ditt liv genom att skriva ner det på ett papper. Erkänn din verkliga arbetsbelastning. Med denna insikt kommer du kunna säga nej till nya uppgifter med gott samvete.