I tisdags låg vi lite efter med projektet men vi sa ingenting till vår kund, vi räknar med att komma ifatt. I onsdags blev en av nyckelpersonerna sjuk så vi halkade efter ytterligare. I fredags visade sig att vår lösning inte fungerade så vi måste börja om från början, kunden vet fortfarande ingenting. Stressen är maximal, helgen är förstörd. Igen.
Endast 30% av alla IT-projekt anses vara lyckade, åtminstone om man vill tro The Standish Group och den rapport som de ger ut årligen i detta ämne. Projekten kostar för mycket, tar för lång tid och resultatet blir inte riktigt såsom önskats. Även om målet kan verka enkelt i början av projektet så dyker det alltid upp oväntade specialfall som måste lösas vilket kostar tid och pengar som inte fanns i den ursprungliga budgeten. Jag har arbetat med IT-projekt i många år och alldeles för ofta har jag varit i projekt som haft det flöde som beskrivs ovan. Kunden tror att allting går bra, stressen i projektgruppen är maximal men utåt visas en fasad av perfektion. Tyvärr har jag även varit på inköparsidan många gånger där jag haft starka misstankar om att leverantören haft liknande tillvaro. Jag gissar inte när jag säger att detta sker alldeles för ofta i en bransch där denna onödiga stress är vardag.
Det finns alltid till synes goda avsikter till att inte berätta för sin kund när någonting går snett. Säljaren kanske är orolig för att kunden inte ska köpa fortsättningsprojektet. Projektgruppen kanske är orolig för att framstå som okunniga. Företaget kanske har sålt in lite för många projekt men måste ro allting i land för att kunna ha råd att betala ut löner. Ofta handlar det faktiskt om att projektgruppen vill att kunden ska bli riktigt nöjd, få ett starkt förtroende och få en perfekt upplevelse av leveransen. Jag har aldrig under mina år varit med om att bristen på kommunikation haft onda avsikter såsom att kunden skall luras, bedras och mjölkas på pengar. Det förekommer säkert också, men jag har aldrig någonsin hört talas om detta.
För ett antal år sedan bestämde jag mig för en viktig princip i de projekt där jag är projektledare: fullständig transparens oavsett vad säljaren säger eller vad mina projektmedlemmar tycker. Med fullständig transparens menar jag att jag är helt öppen mot kunden gällande hur vi ligger till, vad vi har för kompetens och vad jag på riktigt tror om leveransdatum, kvalitet och budget. Det låter kanske som en självklarhet men verkligheten är alltid knepigare än teorin. En helt transparent tillvaro resulterar nämligen ibland i väldigt jobbiga telefonsamtal, det brukar vara här det brister.
Projektet ser ut att dra över i tid och pengar och jag måste direkt ringa kunden och säga hur det är. Jag kanske stressar upp mig i 15 minuter innan jag genomför samtalet men jag gör det, jag hittar inte på några ursäkter om att jag har annat att göra. Om jag låter bli att ringa samtalet och istället ber mina medarbetare att jobba över samtidigt som jag minskar kvaliteten och bara hoppas på att problemet automatiskt ska försvinna, då lägger jag istället på mig onödig stress för att inte bli påkommen. Jag stressar upp mig hela veckan, kanske hela den kommande helgen och i värsta fall hela den inplanerade skidresan med familjen nästa vecka. Det resulterar i en arbetsvecka som blir ineffektiv på grund av stresspåslag, en helg där jag är på dåligt humör mot min familj och en skidresa nästa vecka där jag känner mig tvungen att läsa och skriva e-post i ankarliften för att lyckas ro iland projektet. Vad sägs om att ersätta all denna stress mot ett enda transparent telefonsamtal som endast kräver 15 minuters uppladdning?
Hur kan du bli mer transparent mot din kund och därmed minska din stress i både vardag och ledighet?