Istället för att ta hjälp av andra, låt oss ta i lite extra så går det snabbare. Men hur blir det då med vår backlog?
Ta i lite extra
Om att göra-listan är lite för överfylld så brukar stress dyka upp som ett brev på posten. I dessa situationer brukar lösningen vara lika enkel som självklar: ta hjälp av andra. Vi skyfflar uppgifter till en kollega för att minska vår stress.
Problemet är att vi behöver sätta in kollegan i uppgifterna vilket tar tid. Dessutom måste vi svara på följdfrågor som dyker upp. Sedan blir det ju inte lika bra när kollegan gör det som när vi gör det själva. Äsch, låt oss ta i lite extra istället och göra det själv. Det går snabbare och blir bättre.
Detta läge, att ta i lite extra istället för att ta hjälp, är lätt att hamna i. Det går helt enkelt fortare om vi gör sakerna själva än att behöva kommunicera allting till en kollega och dessutom få ett sämre resultat. Allt detta vet du redan, och du är samtidigt med på att det blir mer tidseffektivt på lång sikt om du tar dig tid nu till att delegera. Dock finns det ytterligare en dimension i detta, nämligen backlog.
Backlog
Det engelska ordet ”backlog” används ofta när vi pratar om uppgifter som handlar om efterarbete. Vi kanske har gjort klart ett projekt samtidigt som det finns ett par uppgifter som måste justeras någon gång framöver. Dessa uppgifter kallar vi för backlog.
När du delegerar en uppgift, då delegerar du inte bara den aktuella detaljen som ska ordnas här och nu. Du delegerar även hela den backlog som uppstår från den uppgiften. Om den person du delegerat till inte hunnit med allt, eller om någonting gått snett, då är det upp till den personen att lösa det. Du kan släppa både uppgiften och backlogen helt och hållet. Om du istället själv hade gjort uppgiften, då hade du själv även fått rätta till eventuella felaktigheter efteråt.
Hantera varenda följdfråga
Så när du tar i, istället för att delegera, då handlar det inte bara om att du måste ta i här och nu. Du måste även hantera varenda följdfråga, justering eller framtida korrigering för den uppgift du utför. Du drabbas av hela den framtida backlogen för din uppgift.
Om du tar i så får du en backlog. Det får du inte om du delegerar.
Och det där med att din kollega gör jobbet sämre än vad du gör, det är ju bara en övningsfråga. Ju mer din kollega övar, desto bättre blir det.
Är du säker på ditt val?
Nästa gång du känner att ”äsch, jag gör det själv så går det fortare”, fundera då en sekund extra på om du verkligen vill hantera den kommande backlogen. Det kan kännas skönt att bara ta i och delegera en annan gång. Men om du tänker på den kommande backlogen du riskerar att få, är du då lika säker på ditt val?