”Förlåt att jag är sen, jag är där om tre minuter” hör du dig själv säga i telefonsamtalet trots att du fortfarande inte har hittat en parkeringsplats. Dessutom vet du att promenaden från bilen tar minst fem minuter. Tidplanen sprack direkt när den blev uttalad och stressnivån bibehölls på en hög nivå. Det här hade kunnat motverkas med transparent matematik.
Förväntningar som inte håller
Varför säger vi egentligen att vi är framme om tre minuter när vi istället har chansen att säga 15 minuter och därmed ta det lite lugnare? Visst handlar det ofta om att vi inte vill leverera tråkiga besked öga mot öga. Att vi sedan faktiskt blir 15 minuter sena, trots att vi försökte dölja läget, verkar i allmänhet vara mindre farligt än att säga sanningen direkt. Här har vi en enkel källa till stress: vi skapar förväntningar hos andra som inte håller. Om vi istället hade sagt att vi är framme om 15 minuter hade vi kunnat slappna av lite mer och promenera den sista biten i lugn och ro. Baksidan med den taktiken är att vi istället riskerar att råka ut för en direkt besvikelse. Vi får helt enkelt ta emot sura ord eller ett tappat förtroende..
Låt oss vara överens om att det finns ett grundproblem med den här typen av förseningar. Ibland kanske det går att skylla på trafik eller yttre omständigheter men min erfarenhet från många års kontorsarbete är att det snarare handlar om bristande matematik. Om det tar 30 minuter att köra bil till mötet så kan vi inte börja färden när det bara är 20 minuter kvar. Det är enkel matematik.
Från ”Yes man” till transparent matematik
Det finns ett enkelt recept för att undvika den här typen av sista minuten-stress. Jim Carrey gjorde en film för ett par år sedan som hette ”Yes man”. Den gick ut på att han var tvungen att svara ”ja” på allt som folk bad honom att göra. Det gjorde att han hamnade i en del kniviga situationer men i förlängningen ledde det till någonting gott. På samma sätt ska du nu få en liknande uppgift: du är från och med nu tvungen att vara helt ärlig och transparent mot din omgivning när du är försenad. Jag vill kalla detta ”transparent matematik”. Om matematiken säger att du blir 15 minuter sen, då säger du 15 minuter när du ringer och beklagar förseningen. Om ditt projekt inte kan levereras enligt deadline så berättar du på ett fullständigt ärligt sätt när matematiken säger att projektet kan levereras.
Om du använder transparent matematik så kommer du troligtvis att hamna i lite kniviga situationer. Det blir plötsligt väldigt jobbigt att ringa och lämna ärliga och tråkiga besked. Men vet du vad som händer då? Då börjar du förmodligen att följa matematiken. Du kommer att lämna skrivbordet lite tidigare när du ska gå till mötesrummet och kanske kommer du att var uppmärksam på projektförseningar i ett tidigare stadium. Du vill ju trots allt slippa lämna tråkiga besked, eller hur?
Våga vara transparent
Egentligen bryr jag mig inte ett dugg om huruvida du kommer i tid eller inte. Jag hoppas givetvis att du har ambitionen att lära dig av misstag i din tidplanering men den saken är upp till dig. Det enda jag bryr mig om din stressnivå. Genom att använda transparent matematik mot din omgivning så ser du till att du inte har någonting att dölja. Du behöver inte fortsätta att springa om du har anmält en sen ankomst. Du kan få hjälp av dina kollegor om du signalerar att projektet är försenat. Förhoppningsvis kan du ta helg med gott samvete och känna att du är genuin och ärlig i ditt arbete vilket ofta borgar för bra relationer och gott fortsatt samarbete med kollegor och kunder.
När du ändå råkar hamna i sista minuten-stress, för det kommer alltid att hända, så kan du känna igen den och ta lärdom. Nästa gång kommer du förhoppningsvis att vara ännu bättre på att leverera en korrekt förväntning till din omgivning.
Har du ett projekt som är lite försenat? Ser du ut att bli lite sen till en aktivitet idag? Sluta läs detta och meddela din försening med transparent matematik. Det kan vara skillnaden mellan en lugn och en uppstressad dag.