Vi är många som har en lång att göra-lista. Om vi någon gång närmar oss botten på listan så tenderar den att snabbt fyllas på igen. Frågan är om en lång att göra-lista egentligen är ett problem? Är inte problemet större om den är långsam?
När nya saker på att göra-listan aldrig blir genomförda
Någon vecka innan jag gick in i väggen lunchade jag med en kompis. Jag förklarade för honom att min att göra-lista just nu hade en flödeshastighet som närmade sig noll. Det innebar att om jag la till en ny punkt på min lista så skulle den förmodligen aldrig bli genomförd. Aldrig. Så lång var min lista.
Problemet handlade ändå inte om längden på listan. Istället handlade problemet om hur långsam den var. Om vi har en lång att göra-lista som innehåller punkter med låg prioritet, då kan vi lägga till en ny punkt som är av hög prioritet och den kommer att hamna högst upp. Den högprioriterade uppgiften kan genomföras direkt eftersom allt annat har låg prioritet. Att göra-listan blir då snabb.
Om vi däremot har en att göra-lista där allting brinner och behöver göras nu, nu, nu, då har vi en långsam lista. Om vi lägger till en ny punkt på den listan så kanske den helt enkelt aldrig blir genomförd. Nya punkter, oavsett prioritet, vandrar väldigt långsamt genom listan.
En VAB-dag kan välta hela lasset
När vår att göra-lista är långsam, vilket innebär att nya punkter sällan blir genomförda, då är vi illa ute. Det innebär nämligen att vi har så många akuta uppgifter på vårt bord att minsta lilla problem kan välta hela lasset. En VAB-dag eller en influensa kan gör att allting kraschar. Vi jobbar förmodligen med hög stress på kvällar och helger för att hålla näsan ovanför vattenytan. Att välja mellan olika uppgifter finns inte på kartan. Här handlar det bara om brandkårsutryckningar och att beta av akuta saker i ren överlevnad.
I min värld är det alltså inget problem att ha en lång att göra-lista. Däremot är det ett problem om listan blir långsam. Vi kan ha världens längsta att göra-lista men den får aldrig bestå av överhängande akuta och brinnande saker. Då får vi inga möjligheter att lägga in den där nya viktiga eller roliga idén som vi fick på lunchen. Vi har heller ingen buffert för problem, VAB-dagar eller andra oförutsedda händelser. Framförallt riskerar vi att slita ut oss och köra in i väggen.
Acceptera inte situationen
Om du har en långsam att göra-lista som mestadels innehåller brinnande och akuta puckar, acceptera inte den situationen. Ta hjälp av dina kollegor och se till att bli avlastad. Säg nej till allt nytt som kommer in. Gör allt i din makt för att din att göra-lista ska bli en snabb att göra-lista där nya infall, idéer och möjligheter kan komma in och bli genomförda. Istället för att kämpa med att hålla näsan ovanför vattenytan så ska du kunna känna kontroll över din situation.
Om du lägger till en ny punkt på din att göra-lista, hur snabbt kommer du kunna genomföra den? Om det skulle ta väldigt lång tid, vilken är då den första punkt som du kan göra dig av med för att din att göra-lista ska bli snabbare?