För 20 år sedan fanns det mycket att vänta på. Vi väntade på bussen. Vi väntade på att kunden skulle returnera avtalet som vi hade postat. Vi väntade på kollegor som vara sena till ett möte. Idag däremot kan vi se exakt när bussen förväntas komma i vår smartphone och kan tajma promenaden till busshållplatsen. Idag skickar vi digitala avtal som returneras på ett kick. Idag får vi ett sms när kollegan är sen till ett möte. Om vi mot förmodan får lite väntetid så kan vi alltid skicka ett mailen, ringa ett samtal eller leta middagstips på nätet. Att bara sitta och vänta har blivit passé.
Jag säger inte att det var bättre förr och sämre nu. Däremot vill jag lyfta en specifik detalj som har förändrats under åren: vi befinner oss mer och mer på den kritiska linjen.
Den kritiska linjen avgör när allt är klart
Om du har sysslat med projektledning så har du säkert arbetat med den kritiska linjen. Låt säga att ett projekt består av fem lika långa uppgifter. Ponera att alla uppgifter kan genomföras samtidigt förutom uppgift A, den hänger på att uppgift B är klar. Uppgifterna A och B hamnar då i serie, projektets kritiska linje är just denna serie. Om någon av dessa två uppgifter blir försenade, då blir hela projektet försenat. Om någon av dem går snabbare än förväntat, då går hela projektet snabbare.
Om vi arbetar med en uppgift på den kritiska linjen, då gäller det alltså att snabba på för att inte skapa förseningar. Om det finns en maskin eller en människa till övers så bör den hjälpa till på den kritiska linjen eftersom det är ett bra sätt att förkorta den totala genomförandetiden på. Förr i världen fanns det mycket att vänta på men idag är det ofta vi själva som hamnar på den kritiska linjen. När de digitala avtalen returneras blixtsnabbt och när vi kan ta bort dötiden på busshållplatsen så hänger det mer och mer på oss och inte på väntetider. När vi mer och mer befinner oss på den kritiska linjen är det egentligen helt naturligt att vi jobbar som galningar. Ingen vill ju vara den som skapar förseningar.
Den som befinner sig på den kritiska linjen har det alltså hett om öronen. Arbetet måste utföras effektivt för att inte ge upphov till förseningar. Andra väntar på den som ligger på den kritiska linjen. Om vi ständigt befinner oss i detta stadium riskerar vi att köra sönder oss själva. Tricket är därmed att försöka inse när vi ligger på den kritiska linjen och aktivt arbeta oss bort därifrån.
Identifiera signalerna
Hur kan vi upptäcka att vi är på den kritiska linjen? Här kommer några exempel på signaler:
- Vi hinner aldrig riktigt slutföra en uppgift innan nästa måste påbörjas
- Vi har ständigt flera personer som väntar på någon leverans från oss
- Vi jobbar över 40 timmar varje vecka men befinner oss ändå i en sits där vi inte hinner med allt vi lovat
Hur arbetar vi oss bort från den kritiska linjen? Här kommer några exempel:
- Om vi är experter på vårt jobb och alla ber oss om hjälp – utbilda andra
- Om vi sagt ja till fler åtaganden än vad vi hinner genomföra – kryp till korset och erkänn misstaget, säg nej till allt nytt den kommande månaden
- Om andra sätter din agenda – hjälp dem att sätta en bättre agenda genom dialog och förståelse
Sättet att åla sig ur den kritiska linjen skiljer sig från situation till situation, det viktiga är att vi försöker upptäcka när vi är där och sedan göra någonting åt saken. Glöm inte bort att det är svårt att se sina egna signaler och mönster. Para ihop dig med en kollega och hjälp varandra att upptäcka de mönster som uppstår när någon av er befinner er på den kritiska linjen. Prata med varandra och hjälp varandra att komma ur det.
Befinner du dig ofta på den kritiska linjen i olika processer eller projekt? Kan du komma därifrån lite oftare och i så fall hur?