I en arbetssituation där vi har många bollar i luften så behöver vi hoppa mellan olika uppgifter. Detta kräver en hel del energi av vår hjärna, den försöker nämligen automatiskt minnas oavslutade uppgifter. Låt oss denna vecka resonera kring hur vi kan lura vår hjärna till mer energi.
Vår hjärna försöker minnas oavslutade uppgifter
Den ryska psykologen Bluma Zeigarnik gjorde en väldigt intressant upptäckt bland servitörer på restauranger. När hon avbröt en servitör mitt i sitt arbete och frågade vad ett specifikt bord hade beställt så kunde servitören omedelbart ge ett korrekt svar. När gästerna vid det nämnda bordet hade betalat och lämnat restaurangen så upprepades proceduren. Samma servitör fick samma fråga: vad hade gästerna vid det nämnda bordet beställt? Denna gång kunde servitören inte längre minnas vad de hade ätit.
Efter ha gjort flera undersökningar i samma stil kom Zeigarnik fram till en intressant slutsats: det är dubbelt så stor sannolikhet att vi minns detaljerna i avbrutna uppgifter än slutförda uppgifter. Det innebär att om vi avbryter en uppgift och påbörjar nästa så vill vår hjärna försöka hålla kvar detaljerna kring den första uppgiften i minnet. Om vi istället avslutar den första uppgiften innan vi påbörjar nästa så behöver vår hjärna inte minnas den första.
Att försöka minnas är att slösa på energi
Att ständigt låta vår hjärna arbeta med att minnas en stor mängd information tar kraft och energi. Om vi har en arbetssituation som kräver mycket av oss så får vi inte slösa bort energi i onödan. En hög belastning och låg energi är en av många vägar mot stress och utbrändhet.
Det gäller alltså att avsluta en sak helt och hållet innan vi börjar med nästa. I en situation när vårt arbete är beroende av kollegors arbete eller respons så kan detta vara svårt, ibland till och med omöjligt. Därför behöver vi hitta en strategi för att åtminstone tillfälligt avsluta våra uppgifter.
Töm hjärnan innan du byter uppgift
Det första steget är att sträva mot att arbeta fokuserat med en uppgift i taget så att hjärnan slipper hålla många uppgifter i minnet samtidigt. Läs gärna mitt tidigare resonemang kring detta i veckobrevet ”Att göra en sak i taget sparar tid och energi”. Nästa steg är att lura vår hjärna om att en uppgift är avslutad när den egentligen bara är pausad.
När du behöver pausa en uppgift så ägna en minut åt att tömma hjärnan. Skriv ner alla detaljer som du har i huvudet just nu kring denna uppgift såsom hur du tänkt lösa ett befintligt problem, vilka nästa steg som behöver göras, vilken respons du behöver från andra och kanske allmänna idéer som finns i din hjärna kring denna uppgift.
Genom att ägna en minut åt att tömma hjärnan på detta sätt till ett anteckningsblock eller på datorn så hjälper vi vår hjärna att slappna av. Vi kan släppa uppgiften med den trygga förvissningen om att vi inte behöver komma ihåg någonting. Allting finns nerskrivet. Nu kan vi hoppa till nästa uppgift och vår hjärna är åter fri till att tänka, inte till att minnas.