”Jag vet att du har fullt upp, men du kan väl jobba på projektet lite då och då när du råkar ha luckor i kalendern?”. Visst är det lätt att planera in projekt som vi inte har tid med. Vi byter ut våra sista luckor i kalendern mot ett spretigt arbete när vi egentligen hade behövt luckorna till reflektion, återhämtning eller som en buffert.
Vissa projekt har vi inte tid med
Ibland är det svårt att säga nej. Det finns riktigt viktiga uppgifter, hemma eller på jobbet, som vi bara måste ta itu med. Det kan vara uppgifter som ingen annan hinner eller klarar av men det kan också handla om att vi vill få en klapp på axeln och försöka bli populära genom hårt arbete. Vi säger ja till nya projekt tills vi kommer till en gräns där kalendern är fylld. Då tackar vi ibland ja till ytterligare ett projekt. Det går säkert att klämma in på något sätt. ”Det går att genomföra i luckorna mellan allt annat”, kanske vi eller vår arbetsledare tänker. Det här kan vara förödande.
Dessa projekt, som vi förväntas göra när vi får en lucka över i kalendern, skulle vi kunna kalla för ”mellan raderna”-projekt. De hamnar lite mellan raderna. Det kanske inte är någon jättestrikt deadline men det vore bra om det genomfördes någon gång i närtid. Det här är projekt som stjäl uppmärksamhet från andra projekt. Eftersom vi jobbar med dem i små portioner mellan andra projekt så innebär det att vi måste göra mentala hopp in och ut ur projekten. Istället för att ägna en längre period åt projektet och hamna i ett bra flöde så måste vår hjärna ständigt sätta sig in i projektet på nytt för att sedan avbryta det. Dessa projekt upptar energi och kapacitet från vår hjärna och ser till att vi blir ineffektiva och trötta.
Luckor i kalendern skapar effektivitet
Det är viktigt med luckor i kalendern. Det kan dyka upp akuta problem som måste åtgärdas. Vi kanske blir sängliggande i feber. Vi kanske har gjort en underskattning av ett tidsestimat så att ett projekt kräver mer tid än beräknat. Det finns väldigt många tillfällen då vi verkligen behöver de där luckorna för att hantera de olika situationer som kan uppstå i vår vardag.
Om vi inte har en endaste lucka och projektet börjar dra över i tid, då finns det ingen möjlighet att rädda situationen utan att någon annan uppgift hamnar på efterkälken. Vi börjar med multitasking, vi försöker göra flera saker samtidigt. Samtidigt som ett projekt ska levereras så ska vi börja planera nästa projekt vilket kräver snabba mentala omställningar. Multitasking är väldigt ineffektivt, det har jag behandlat i ett tidigare veckobrev.
Luckor i kalendern skapar helt enkelt effektivitet. Genom att ha lite marginal och lite buffert i vårt liv så får vi möjlighet att snabbt lösa problem när de är små. Det tar mer kraft och energi att lösa problem när de har växt sig stora och kanske dessutom skapat följdproblem.
Eftertanke och återhämtning
Luckor i kalendern ger möjlighet till eftertanke. Genom att då och då få möjlighet att sätta sig ner och tänka igenom vad vi håller på med så kan vi justera våra planer. Vi kanske ska göra ”så här” istället för att vi ska hinna med projektet. Vi kanske ska köpa in ”det där” för att arbetet ska gå smidigare. Om vi inte får luckor till eftertanke så rusar vi blint framåt utan möjlighet att korrigera vår riktning för att göra arbetet effektivare.
Det viktigaste av allt är att luckorna ger återhämtning. Långvarig stress utan återhämtning är en motorväg mot utbrändhet. Vi behöver få sitta ner ibland och slappna av, känna kontroll över situationen och göra ingenting. Utan luckor i kalendern så får vi inte denna återhämtning och då är vi riktigt illa ute.
Rensa dina ”mellan raderna”-projekt
Har du några ”mellan raderna”-projekt just nu? Alltså, projekt som du egentligen inte har tid att genomföra men som du förväntas utföra när du får en lucka i kalendern? Vad sägs om att planera in dem på riktigt i din kalender och genomföra dessa projekt på ett ordentligt sätt när du har tid för dem? Du kanske kan göra dem om en månad, passar det? Om inte, finns det något annat du kan ta bort eller lämna ifrån dig?
Rensa bort dina ”mellan raderna”-projekt och skapa luckor i din kalender. Se till att du får eftertanke, återhämtning och buffert. Då har du tagit ett bra första steg bort från vägen mot väggen.