Ibland känns det sådär härligt effektivt att göra två saker samtidigt. Att skriva mail samtidigt som vi deltar i ett webbmöte känns smidigt och smart. Många pratar däremot om att vi ska göra en sak i taget, är det verkligen bättre? Låt oss reda ut denna fråga.
Precisionen minskar
Dr. Harold Pashler gjorde ett enkelt experiment. En grupp försökspersoner fick trampa på två olika pedaler beroende på om de fick höra en hög eller en låg ton. Uppgiften är väldigt enkel men kräver ändå koncentration. Det var inga problem att få ett hundraprocentigt resultat. Försökspersonerna fick sedan samtidigt sätta en mutter på en skruv vilket också är en väldigt enkel uppgift. Direkt sjönk testresultaten med 20%. Slutligen skulle de även samtidigt addera två ensiffriga tal vilket också är en väldigt enkel uppgift. Nu sjönk testresultatet med 50%.
Det har gjorts mängder av liknande tester genom åren och alla kommer fram till samma sak: vår precision minskar när vi måste göra flera medvetna saker samtidigt. Även om vi har två till synes väldigt enkla saker framför oss, att följa med i ett webbmöte samtidigt som vi skriver ett mail, så blir det en mätbar försämring av vår prestation.
Så stor är skillnaden
Prova att göra följande övning. Föreställ dig att fem av dina vänner står framför dig. Ta fram fem papperslappar och lägg dem framför dig. Genomför nu följande procedur:
- Starta en klocka
- Skriv ner första bokstaven på första personens namn på lapp 1
- Skriv ner första bokstaven på andra personens namn på lapp 2
- Gör likadant med resterande personer
- Fortsätt med andra bokstaven, börja med person 1 på lapp 1 och så vidare till sista personen.
- Fortsätt med resten av bokstäverna i samma stil
- Stoppa klockan
Hur lång tid tog det? Jämför detta sedan med övning 2:
- Starta klockan
- Skriv ner hela första personens namn på lapp 1
- Skriv ner hela andra personens namn på lapp 2
- .. och så vidare till sista personen
- Stoppa klockan
Hur stor skillnad blev det?
Sämre, tröttare och långsammare
Precis som i övningen ovan så går det många gånger snabbare att göra flera saker enskilt och fokuserat efter varandra än att försöka hoppa mellan uppgifterna. Jag har själv gjort en liknande övning under mina föreläsningar och väldigt ofta blir det även misstag från den som gör flera saker samtidigt. Att göra flera saker samtidigt tar även mer kraft och energi från oss än att göra en sak i taget eftersom hjärnan måste dela uppmärksamheten och ständigt hoppa in och ur olika tankebanor.
Den som gör en sak i taget har därmed mer energi kvar efter sin arbetsdag och har mer tålamod när barnen bråkar på kvällen. Den som arbetar fokuserat med en sak i taget har mer kraft kvar till roliga aktiviteter på helgen. När våra resurser ökar, i form av mer tid och energi, så minskar även vår stress.
Konsten att göra en sak i taget
Problemet med att fokusera på en sak i taget brukar handla om att vi ständigt blir avbrutna av våra kollegor, att vi har så många bollar i luften att vi har svårt att finna ro med att fokusera på en enskild uppgift eller att vi helt enkelt är rädda för att vara ouppdaterade med vad som händer.
Om vi ständigt blir avbrutna av våra kollegor så gäller det att fundera över varför vi blir avbrutna. Behöver vi utbilda dem? Behöver vi diskutera fokuserade tidpunkter på kontoret? Behöver vi stänga av mobilen och göra oss oanträffbara en eller två timmar varje dag för att komma framåt?
När det är många bollar i luften och vi har svårt att fokusera på en enskild sak, då är Pomodoro-metoden ett utmärkt redskap. Arbeta med en enda sak men bara i 25 minuter, därefter byter du uppgift. Om du, mitt i allt, känner att du egentligen borde göra någonting annat så vet du att det blir ett uppgiftsbyte om 25 minuter.
Om vi känner oss oroliga över att vara ouppdaterade med vad som händer med omgivningen så handlar det om att våga. Våga stäng av notifikationer, våga släppa uppmärksamheten på omgivningen åtminstone under perioder av dagen. Läs gärna mer om detta i mitt tidigare veckobrev: ”Bli effektivare och piggare genom att minska din uppmärksamhet”.
Hur gör du för att fokusera på en sak i taget?