Onödiga möten

För många möten – när ska vi hinna jobba på riktigt?

  • Onsdag 25 oktober 2017

Min kalender är fullspäckad av möten, jag hinner inte utföra något ”riktigt arbete”. Har du hört dig själv säga den meningen någon gång? Säger du den varje vecka? Hur kan vi få tid till ”riktigt arbete” när kalendern är full av möten och vad är egentligen ”riktigt arbete”?

Boka en föreläsning om stress!

Konferens, kickoff eller vanligt veckomöte? Boka en specialanpassad session till din arbetsplats. Jag vill vara på plats innan någon kör in i väggen!

Läs mer >

Möten är en nödvändighet

Möten är bra. Låt oss börja i den änden. Det finns inget fel i att träffas, diskutera, komma överens och besluta oss om en gemensam strategi för gruppen. Ofta får dock möten en negativ stämpel där mötestiden beskylls för att inkräkta på det ”riktiga arbetet” som vi behöver utföra. Detta ”riktiga arbete” kanske då handlar om att arbeta med en kundleverans, sammanställa nästa års budget eller författa interna dokument.

Frågan är varför möten inte alltid räknas in i epitetet ”riktigt arbete”? Kan det bero på att de flesta möten håller låg kvalitet och därför känns onödiga och ineffektiva? Vi kanske inte känner att våra möten tillför någonting i vårt arbete? Vi kanske känner att vi blir inbokade på en massa möten utan att bli tillfrågade och tappar kontroll över vår egna kalender?

Eller kan det helt enkelt handla om att vi har för hög arbetsbelastning?

Lyft upp dåliga möten till ytan

Om du känner att din organisation har ineffektiva, segdragna och onödiga möten så måste ni prata m det. Våga prata om det. Ofta kan det finnas en tyst skara som inte vill eller vågar säga någonting samtidigt som alla lider. Min erfarenhet är att det ofta är mötesledaren som sätter tonen för mötet. Om mötesledarna i organisationen accepterar sena ankomster och onödigt svammel, då kommer deras möten garanterat få lägre kvalitet. Om mötesledarna istället håller en kultur där möten startar på exakt utsatt tid diskussioner utanför agendan avbryts, då blir attraktionen och respekten för möten högre och kvaliteten ökar för alla deltagare.

Det finns givetvis många andra punkter också i förbättringen av intern möteskultur. Om du leder en organisation och känner att detta är ett bekymmer, varför inte ta in en mötesexpert som kan ge tips och råd om hur detta kan hanteras?

Det är lika viktigt att hantera balansen

Om du däremot känner att du inte hinner med allt arbete som du är ålagd att göra och att alla möten är i vägen för din att göra-lista, då har vi istället ett helt annat problem. Stress uppstår när det inte är balans mellan arbetsbelastning och resurser. Om det från början finns för lite resurser (läs: tid) och för hög arbetsbelastning, då spelar det ingen roll hur mycket vi gnäller över ”för många möten”, ”för ineffektiva möten” och ”jag hinner aldrig utföra riktigt arbete”. Då måste det till en justering i antingen arbetsbelastning eller resurser så att det uppstår balans igen. Det är helt okej att springa runt på en massa möten hela dagarna eftersom möten trots allt är en del av vårt arbete. Det viktiga är bara att ingen får förvänta sig att vi ska hinna med annat arbete samtidigt som vi deltar på en massa möten.

Detta är lätt att säga och skriva men ofta väldigt svårt att utföra. Läs gärna mitt tidigare veckobrev ”Uppnå balans genom att justera arbetsbelastning eller resurser” där jag resonerar djupare i detta ämne.

 

Har du så många möten att du inte hinner med ”riktigt arbete”? Kan det snarare handla om en obalans i arbetsbelastning och resurser? Vad är i så fall ditt första steg mot en mer balanserad situation?

Kommentera